incoreon in Geschäftsprozessen integrieren

incoreon AI lässt sich in wiederkehrende Abläufe vieler Geschäftsbereiche einbinden: Agenten beantworten Fragen aus Unternehmenswissen, werten eingehende E-Mails aus und halten Ergebnisse fest. Dieses Kapitel zeigt anhand typischer Bereiche, welche Funktionen sich dafür eignen, und verweist auf die Kapitel mit der Einrichtung. Fertige Templates aus der Agentenbibliothek dienen als Ausgangspunkt für eigene Agenten (siehe Agentenbibliothek und Templates nutzen).

Personal und Onboarding

Im Personalbereich kehren dieselben Fragen und Abläufe wieder: vom Handbuch über das Einarbeiten neuer Kolleginnen und Kollegen bis zur Fristenkontrolle. Agenten übernehmen diese wiederkehrenden Schritte und behalten offene Punkte dabei im Blick.

• Wiederkehrende Fragen beantworten – ein Agent mit dem Mitarbeiterhandbuch im Wissen antwortet aus den geltenden Dokumenten; das Personalbüro bearbeitet nur noch Einzelfälle.
• Onboarding begleiten – „Onboarding-Assistenz“ aus der Agentenbibliothek unterstützt neue Mitarbeitende: Der Agent beantwortet Fragen zu Richtlinien, Abläufen und Ansprechpartnern und behält Fortschritt und Fristen im Agentenspeicher fest. Er erinnert an ausstehende Schritte, erstellt Checklisten zur Einarbeitung und fasst den Onboarding-Stand für Vorgesetzte zusammen.
• Bewerbungen vorfiltern – eine Automatisierung mit E-Mail-Auslöser wertet jede eingehende Bewerbung aus; unklare Fälle landen als ToDo zur Prüfung bei der zuständigen Person.
• Termine verwalten – über die Fähigkeit Microsoft Kalender liest der Agent Termine aus dem Kalender und legt neue Onboarding-Termine an.

Weiterführend: Agentenbibliothek und Templates nutzen, Wissen hinzufügen, ToDos, Auslöser über E-Mail-Eingang, Vordefinierte Fähigkeiten

Kundenanfragen und Support

Im Support beanspruchen vor allem wiederkehrende Fragen Zeit. Agenten beantworten diese Fragen aus dem Unternehmenswissen und geben unklare Fälle strukturiert an die zuständige Person weiter.

• Häufige Fragen beantworten – ein Agent mit dem Produktwissen des Unternehmens beantwortet wiederkehrende Kundenfragen aus den geltenden Dokumenten, ohne dass jede Anfrage einzeln bearbeitet wird.
• Fälle weiterleiten – Unklares bleibt nicht liegen: Der Agent erstellt ein ToDo für die zuständige Person; eine Entscheidungs-ToDo schließt die Bearbeitung mit der passenden Wahl ab.
• Antworten dokumentieren – wichtige Antworten aus dem Chat werden als Information festgehalten und stehen damit dem ganzen Team zur Verfügung.
• Anfragen je Kunde sammeln – ein Projekt je Kunde bündelt alle zugehörigen Chats; auch Chats aus ToDos und Automatisierungen bleiben so auffindbar.

Weiterführend: Agenten erstellen und konfigurieren, ToDo-Typen verstehen, Neue Information erstellen, Chats in Projekten ordnen

Vertrieb und Angebote

Im Vertrieb entstehen Angebote und Auswertungen aus wechselnden Anforderungen. Agenten erstellen daraus Dokumente, halten den Datenbestand aktuell und wiederholen regelmäßige Abfragen.

• Angebote erstellen – aus den Anforderungen im Chat generiert der Agent Word- und Excel-Dateien, etwa Angebotsunterlagen mit Preistabellen.
• Vertragsdaten pflegen – „Vertragsmanager“ aus der Agentenbibliothek speichert zu jedem Vertrag Partner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Rechnungsbetrag im Agentenspeicher. Der Agent berechnet aus Vertragsende und Kündigungsfrist das Fristdatum, vermeidet Duplikate und beantwortet Fragen wie „Welche Verträge laufen dieses Jahr aus?“ aus dem Speicher.
• Markt- und Wettbewerbsanalysen erstellen – „Web-Researcher“ aus der Agentenbibliothek führt Markt-, Wettbewerbs- und Trendanalysen sowie Faktenchecks durch. Der Agent bevorzugt Primärquellen, gleicht mehrere Quellen ab, legt Widersprüche offen und liefert strukturierte Ergebnisse mit Quellenverzeichnis und Handlungsempfehlungen.
• Marktinformationen wiederholt abrufen – eine Automatisierung mit Zeitplan-Auslöser führt den Agenten regelmäßig aus; über die Fähigkeit Browser-Automatisierung ruft der Agent gefilterte Ergebnisse von Websites ab.
• Berichte verteilen – eine Automatisierung mit Zeitplan-Auslöser fasst regelmäßig den aktuellen Stand zusammen und stellt ihn als Information bereit.

Weiterführend: Agentenbibliothek und Templates nutzen, Vordefinierte Fähigkeiten, Agentenspeicher und Datenintegration, Auslöser über Zeitplan

Finanzen und Verwaltung

In Verwaltung und Finanzwesen fallen wiederkehrende Prüfungen an: eingehende Rechnungen, Zahlenwerke und die Kosten der Plattform selbst. Automatisierungen und Agenten überwachen alle drei.

• Rechnungen prüfen – eine Automatisierung wertet eingehende Rechnungsmails aus; bei Auffälligkeiten legt der Agent ein wichtiges ToDo an.
• Zahlen auswerten – der Rechner löst anspruchsvolle Rechenaufgaben mit mehreren Faktoren und Variablen, etwa Budgetvergleiche über mehrere Abteilungen.
• Kosten überwachen – die Token- und Kostenübersicht zeigt, welcher Agent welche Kosten verursacht; Kostenlimits begrenzen unerwartete Ausgaben.

Weiterführend: Aufgaben für Automatisierung festlegen, Vordefinierte Fähigkeiten, Kostenkontrolle

Wissensmanagement im Team

Unternehmenswissen ist nur so gut wie sein aktueller Stand. incoreon hält Handbücher und Richtlinien verfügbar, verteilt Updates und bewahrt Rechercheergebnisse auf.

• Unternehmenswissen aktuell halten – ein Netzlaufwerk mit Richtlinien und Handbüchern als Wissen verbinden; incoreon hält die Dateien über regelmäßige Synchronisationen aktuell.
• Wissen zentral pflegen – ein geteilter Agent mit dem Handbuch im Wissen wird von der Administration verwaltet und dem Team freigegeben; die nutzenden Personen brauchen nichts einzurichten.
• Updates verteilen – neue Richtlinien oder Termine werden als Information an alle Nutzer oder ausgewählte Gruppen gesendet.
• Recherchen wiederverwenden – Rechercheergebnisse landen im Agentenspeicher und stehen in späteren Gesprächen wieder zur Verfügung.

Weiterführend: Agenten-Komponenten im Detail, Geteilte Agenten, Neue Information erstellen, Agentenspeicher und Datenintegration

Projekte und Zusammenarbeit

Projekte bleiben tragfähig, wenn Aufgaben, Stand und Beschlüsse für alle sichtbar sind. incoreon sammelt alles an zentralen Stellen.

• Abläufe abbilden – ein Projekt je Kunde oder Prozess sammelt alle zugehörigen Chats; auch Chats aus ToDos und Automatisierungen bleiben so auffindbar.
• Aufgaben verteilen – ToDos halten offene Aufgaben mit Frist und zuständiger Person fest; heute fällige Aufgaben sind rot hervorgehoben.
• Projektwerkzeuge einbinden – über die Fähigkeiten Atlassian und Linear liest der Agent Issues und Projekte und fasst den Stand zusammen.
• Besprechungen begleiten – über die Fähigkeit Microsoft Kalender liest der Agent Termine; Beschlüsse werden als Information für das Team festgehalten.

Weiterführend: Chats in Projekten ordnen, Die ToDo-Übersicht, Vordefinierte Fähigkeiten

Einrichtung und nächste Schritte

• Passende Agenten finden oder eigene Agenten erstellen (siehe Agenten verstehen – Agententypen und Customized Agents und Agenten erstellen und konfigurieren).
• Agenten im Chat planen lassen: „Agent Builder“ aus der Agentenbibliothek befragt im Chat zum Ziel und erstellt daraus eine fertige Anweisung mit passenden Fähigkeiten (siehe Agentenbibliothek und Templates nutzen).
• Mehrstufige Aufgaben Schritt für Schritt einrichten (siehe Guides und Best Practices).
• Wiederkehrende Abläufe mit Auslösern verbinden (siehe Automatisierung und Workflows).